مركــز  الإدارة  والتنمـية

     Home   Contacts      

 من نحن  |  خدماتنا  |  تدريب  |  الأستشارات             

M&DC /

 الإدارة و القيادة

 

خطوات الرقابة

English

 

المحتويات

    Performance Standards

    أولاً: وضع معايير الأداء

    Performance Areas

    1- تحديد مجالات الأداء الرئيسية

     

    2- تحديد معايير (مؤشرات) الأداء الرئيسية

    Measuring Performance

     ثانياً: قياس الأداء

    Timing and Periodicity

     1- توقيت ودوريه قياس الأداء

    Performance Evaluation

    2- تقييم الأداء

     

    3- أساليب ووسائل عرض نتائج الأداء

     

     ثالثاً: تحليل ومعالجه البيانات

     

    1- قياس الأهمية النسبية للانحرافات

     

    2- تحديد أسباب الانحرافات:

     

    3- إسقاط Projection الوضع الحالى فى المستقبل

     

     رابعاً: اقتراح وتنفيذ الحلول

     

    النظرة الشمولية للمشكلةGESTALT

     

    الاعتماد على الخبرات المكتسبة

     

    الاعتماد على الخبرات المكتسبة

 

 Performance Standards

أولاً: وضع معايير الأداء

  • وهى المجالات الرئيسية التى يمكن من خلالها الحكم على أداء المنظمة و إدارتها المختلفة، ويراعى عند تحديد مجالات الأداء أن تستوعب كافة الأهداف التى تسعى الإدارة لتحقيقها وبالتالى فقد يكون للإدارة الواحدة عدة مجالات أداء مختلفة مثل حجم النشاط، التكلفة الجودة التوقيت..الخ.

  • وهى تحديد المقياس المناسب لقياس مجالات الأداء السالفة الذكر، وقد يكون هذه المقياس كمي أو قيمي أو زمني أو نسب وعلاقات تجمع بين هذه العناصر مثل الكمية المنتجة فى فتره زمنية أو تكلفة الوحدة.

 

Measuring Performance

 ثانياً: قياس الأداء

  • إن قياس الأداء فى الوقت المناسب يمكنا من اتخاذ الإجراءات التصحيحية  فى الوقت المناسب أيضا، ولضمان التفاعل المستمر بين التخطيط والرقابة ولتوفير التغذية العكسية للعملية التخطيطية، فإن دورية الرقابة يجب أن تكون أكثر من دورية التخطيط، فعلى سبيل المثال فإن الخطة السنوية يلزمها رقابة شهريه بينما الخطة الشهرية يلزمها رقابة يومية. بيد أن هذه الدورية قد تتغير فى بعض الأحوال الاستثنائية عند حدوثه لظروف  طارئة وعلى ذلك يجب أن تكون المنظمة على درجة من المرونة بحيث يمكنها التجاوب مع مثل هذه الظروف.

Performance Evaluation

2- تقييم الأداء

أن تقييم الأداء يجب أن يتم من خلال عمليه مقارنه مع أداء مرجعى آخر، من اجل قياس فجوه الأداء وعلى ذلك فإن تقييم الأداء يمكن أن يتم من خلال الأساليب الآتية: 

أ. مقارنه زمانية: بقياس فجوة الأداء بين فترات زمنية مختلفة بعد معالجة أثر التغيرات الموسمية والعشوائية والطارئة حتى يمكن الحكم على الأداء العام

ب- مقارنه مكانيه: ويتم ذلك بمقارنه أداء الوحدات المشابهة الموجودة فى  منظمات أخرى ويراعى فى هذه الحالة أن تكون هذه الوحدات تحت نفس الظروف حتى يمكن توحيد أساس المقارنة.

ج- مقارنه بأداء نمطى أو مستهدف: حيث يتم قياس الانحرافات عن أداء نمطى، وقد يكون من المناسب فى بعض الحالات التى تستخدم هذا الأسلوب استخدام منحنى التعلم Learning Curve شكل رقم 1 لتحديد الأداء النمطى الذي يتمشى مع الظروف الواقعية التى يتم عندها القياس كذلك يجب أن يؤخذ فى الاعتبار احتمال الخطأ عند تحديد قيم الأداء النمطى وعلى ذلك لا يمكن تحديد قيمه مطلقه Absolute Value للأداء النمطى بل نطاق من القيم التى يمكن أن يتراوح بينها الأداء النمطى والتى إذا وقع الأداء الفعلى داخلها يعد مقبولا.

أ- التقارير: وتتميز التقارير بالقدرة على الشرح والوصف والتحليل بما يغطى كافة جوانب الموضوع، ولكن قد يعيبها فى بعض الأحيان عدم الوضوح أو التشتت، أو تكون مغرقة فى التفاصيل مما يؤدى إلى صعوبة المتابعة واستخلاص البيانات، أو معرفة فى الإنجاز ولا يعطى صورة واضحة عن الأداء، وتقسم التقارير طبقا لعدة معايير، فطبقا لمعيار الدورية يتم التمييز بين التقارير المالية، تقارير تقييم الأداء ..الخ. وينبغى عند تصميم التقارير معالجة العناصر التالية:  

     محتويات التقارير: المعلومات التى يجب أن يحويها التقرير وكيفية عرضها           

     شكل التقرير: تنظيم التقرير بالصورة ليسهل فهمها بسرعة وبلا معاناة        

     دورية التقرير وتوقيته: وينطبق ما سبق ذكره فى توقيت ودورية الأداء

ب- الخرائط والرسومات البيانية: وتتميز بإمكانياتها الإيضاحية وخاصة عند قياس تطور الأداء مع الزمن أو للمقارنة بين أداء وحدات مختلفة أو للمقارنة مع أداء نمطى. ويعيبها عدم وجود التفاصيل فى بعض الأحيان، مما قد ينتقص من القدرة على التحليل، كذلك يصعب تحديد قيم الانحرافات بواسطة الرسومات فى حالة عدم استخدام مقياس رسم مناسب.

ج-جداول البيانات: ويمكنها أن تمدنا بالبيانات الدقيقة عن الأداء غير أن إمكانية الاستفادة منها تتوقف على كفاءة تصميم هذه النماذج.

يتضح من استعراض الوسائل السالفة الذكر أنه من المفيد استخدام أكثر من وسيلة واحدة فمن الممكن استخدام التقارير مصحوبة بالجداول والرسومات البيانية التى تساعد على عرض نتائج الأداء بصورة واضحة

 

 

 ثالثاً: تحليل ومعالجه البيانات

  • يلاحظ أن بعض الانحرافات التى تعد نسبتها كبيرة ولكن ليست مهمة بالنسبة للمنظمة إما بسبب انخفاض قيمتها المالية، أو لأنها ليست فى المجالات الرئيسية للمنظمة، وبالعكس فإن بعض الانحرافات  الصغيرة قد تكون ذات أهمية كبيرة، وعلى ذلك فإن الأهمية النسبية لأي انحراف تتوقف على  قدر هذا الانحراف وأهميته، بما يحقق مفهوم الرقابة الانتقائية Selective Control

  •  تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية إلى مؤشرات أداء فرعيه

يمكن تحليل مؤشرات الأداء الرئيسية إلى العديد من المؤشرات الفرعية كما سيرد فيما بعد، وتعتمد كفاءه هذا التحليل على القدرة على تحديد المؤشرات الفرعية التى  تؤثر على الأداء والتى قد تكون هى السبب فى الانحراف.

  • تحديد أثر كل مؤشر فرعى على المؤشرات الرئيسية

إذا حدث انحراف فى المؤشرات الفرعية يلزم تحديد أثر هذه الانحرافات على المؤشر الرئيسى، فطبقاً لمفاهيم الأهمية النسبية للانحراف والرقابة الانتقائية، ترتب هذه المؤشرات حسب أثر انحراف كل منها على المؤشرات الرئيسية لتحديد أى من هذه الانحرافات أدعى للمعالجة.

  • تحديد الظروف والأسباب التى أدت لهذه الانحرافات

حيث نستخدم المدخل التشخيصى للوصول للأسباب التى أدت إلى هذه النتائج.

لا يكتفى بالأساليب الكمية لتوقع ولكن يلزم أيضا استخدام التحليل الكيفى Qualitative Analysis لمعرفة ما إذا كانت الظروف و الأسباب التى أدت للوضع الحالى ستظل كما هى عليه أم ستتغير فى المستقبل، ولعل من أخطر الأشياء أن نركن لاستخدام الأساليب الكمية مباشرة بدون التأكد من صلاحية الأرقام المستخدمة لتوقع  الوضع فى المستقبل.

 

 رابعاً: اقتراح وتنفيذ الحلول

عند وضع الحلول اللازمة لتصحيح الانحرافات وتطبيقها يجب أن يؤخذ فى الاعتبار النقاط التالية:

حيث يجب أن لا ينحصر اهتمامنا بالجزئيات التى قد تؤدى إلى حلول جزئيه أو وقتيه بل يجب التعامل مع المشاكل بنظره شمولية تأخذ فى الاعتبار تفاعل هذه الجزئيات مع بعضها داخل كيان واحد.

من المشاكل الأساسية التى قد تعوق الوصول إلى الحلول المثلى هى عدم القدرة على استخدام الخبرات السابقة فى مواقف تمت مواجهتها من قبل ويرجع ذلك إما لعدم وجود تنسيق بين التخطيط والتنفيذ والرقابة أو لقصور فى نظام المعلومات بالمنظمة.

إن الوصول للحل الأمثل قد يكون سهل نسبيا ولكن كيفيه تطبيق هذا الحل تحتاج إلى جهد وعناية خاصة للتعرف على كيفيه تطبيقه والخطوات اللازمة لذلك وأثر هذا الحل وخاصة على العنصر البشرى، كذلك قد تكون هناك أثار جانبيه يجب أن تؤخذ أيضا فى الاعتبار.