مركــز  الإدارة  والتنمـية

     Home   Contacts      

 من نحن  |  خدماتنا  |  تدريب  |  الأستشارات             

M&DC /

 الإدارة و القيادة

 

مراحل التخطيط

English

 

المحتويات

وهى تشمل ثلاثة مراحل رئيسية:

 Performance Areas

  • تحديد مجالات الأداء

يتم تحديد المجالات الرئيسية التى تعبر بطريقة شاملة وموضوعية عن أداء المنظمة.

 Performance Standard

  • تحديد معايير الأداء

يتم تحديد المقاييس المناسبة لكل مجال فى فترة زمنية محددة

Present Situation

  • تقييم الأداء الحالى

 لتقييم الموقف الحالى يتم مقارنة الأداء المحقق بأداء فى فترة سابقة  (مقارنة زمانية) أو بوحدات أخرى (مقارنة مكانية) Benchmarking أو بمعدلات نمطية Norms or Standards

للوصول إلى توقعات منطقية فى المستقبل، وعلى أسس عملية يجب الإجابة على التساؤلات التالية:

  • ما هى الظروف المؤثرة على الأداء فى هذا المجال؟

  • ما هى المعلومات التى نحتاجها لتحديد ما ستكون عليه هذه الظروف؟

  • أين توجد هذه المعلومات (مصادرها)؟

  • كيف يمكن الحصول على المعلومات التى تحتاجها؟

  • ماذا تعنى هذه المعلومات (تفسيرها)؟

يجب الالتزام بعدد من الاشتراطات المهمة عند وضع الأهداف:

  • يجب أن توضع الأهداف فى شكل قابل للقياس

  •  يجب أن الهدف محدد بفترة زمنية محددة

  •  يجب أن يكون مثير للتحدى ويؤدى إلى تطوير ونقلة نوعية للأداء وأن يكون قابلاً للتحقيق

تعدد الأهداف قد يؤدى إلى تعارض بعض منها فى بعض الأحيان، لذا يجب تحديد الأهمية النسبية لكل هدف فى ضوء الأهداف العامة واستراتيجيات الشركة

 

أولاً: تحديد الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف

النشاط هو عمل يستهلك وقت وجهد وموارد من أجل إنجاز هدف، والنشاط يجب أن يكون له بداية ونهاية محددتين، وللتأكد من أن هذه أنشطة التى تم اختيارها هى أنشطة فعلية تحقق الأهداف المطلوبة يلزمنا أن نسأل أنفسنا الأسئلة التالية:

  • كيف يمكننا أن نتحقق أن هذا النشاط يتم تنفيذه؟

  • هل يمكننا التعرف على أن هذا النشاط قد تم؟

  • كيف يؤثر هذا النشاط فى على الأداء؟

  • هل يساهم هذا النشاط فقط فى تحقيق هذا الهدف بعينه؟

وعموماً يتم تحديد الأنشطة التى يمكنها أن تحقق الأهداف فى ضوء الظروف المستقبلية وليست الظروف الحاضرة فقط، كذلك يلزم تحديد المسئوليات عن كل نشاط (إدارات - أقسام أشخاص).

 

ثانياً: تحديد تسلسل الأنشطة

ونلاحظ أن هناك العديد من علاقات التسلسل بين الأنشطة المختلفة مثل:

  • نشاط يبدأ بعد انتهاء نشاط أو عدة أنشطة أخرى، إما مباشرة أو بعد فترة زمنية محددة، فمثلاً: تبدأ إجراءات قيد    الشركة بعد الانتهاء من الموافقة على اعتمادها.

  • نشاط يبدأ بعد بداية نشاط أو عدة أنشطة أخرى، إما مباشرة أو بعد فترة زمنية محددة، فمثلاً: إذا كنت أراجع على استمارات يتم استيفائها بواسطة زميل آخر، فبدلا من الانتظار لحين انتهاءه من كافة الاستمارات حتى أبدأ فى المراجعة  يمكننى البدء فى المراجعة بعد انتهاءه من أول مجموعة من الاستمارات  وليكن نصف ساعة مثلا.    

  • نشاط ينتهى بعد انتهاء نشاط أو عدة أنشطة أخرى، إما مباشرة أو بعد فترة زمنية محددة، فمثلاً: لا يمكننى الانتهاء من المراجعة قبل انتهاء الزميل الآخر من استيفاء كافة الاستمارات.                                                                

  • نشاط يتم على التوازى مع نشاط أو أنشطة أخرى، فمثلا: يمكن لزميل توفير الموارد اللازمة لتنفيذ مهمة ما، بينما أقوم أنا بتدريب مجموعة العمل الموكل لها هذه المهمة.

ويتم تحديد تتابع الأنشطة فى شكل شبكة أنشطة، حيث سيتم التدريب على كيفية رسم الشبكة لاحقاً.

 

ثالثاً: تحديد توقيتات الأنشطة

يتم تقدير الوقت اللازم لتنفيذ كل نشاط وحساب أبكر وآخر وقت لبداية ونهاية كل نشاط ووقت الانتهاء من كل المهام وتحديد الأنشطة الحرجة، تحديد الأوقات الفائضة فى الأنشطة الأخرى.

 

رابعاً: تحديد الموارد المطلوبة والموارد المتاحة وموازنة الموارد

تشمل تحديد الإمكانيات المادية والبشرية اللازمة لإنجاز هذه الأهداف موزعة زمنياً بناء على توقيتات هذه الأنشطة، ثم المقارنة بين الموارد المطلوبة على مدار الفترات الزمنية المختلفة والموارد المتاحة فى نفس هذه الفترات، وبالتالى قد يظهر  قصور فى الموارد المتاحة فى فترات زمنية معينة وفائض فى فترات زمنية أخرى، ومن ثم تصبح مهمة المدير الرئيسية هى إعادة جدولة وترتيب الأنشطة فى ضوء الموارد المتاحة وأهمية كل نشاط، واقتراح البدائل المختلفة فى التنفيذ.

 

خامساً: تحديد تكامل الخطط

حيث أن كل إدارة تعمل بالتنسيق مع الإدارات الأخرى فإن من أهم عناصر نجاح عملية التخطيط هو تكامل كل الخطط فى خطة شاملة تحوى كل الأنشطة والموارد المطلوبة بما يضمن التنسيق بينهم، وتضمن كفاءة عمل كل الأطراف.