مركــز  الإدارة  والتنمـية

     Home   Contacts      

 من نحن  |  خدماتنا  |  تدريب  |  الأستشارات             

M&DC /

 الشراء

خطة ترشيد تكلفة الشراء

English

 

 

المحتويات

ترتكز خطة ترشيد الشراء على مبادئ المدرسة اليابانية لخفض التكلفة Lean Organization حيث تركز على النقاط التالية:

تنقسم الأعمال وبنود الشراء عموما الى مجموعتين كما يلى:

 

 

  • صورة من أمر الشراء الصادر إلى المورد وتوجد لدى أمين المخزن

  • المجموعة الأولى: أعمال ومشتريات تضيف قيمة للعميل، والعميل مستعد أن يدفع مقابل مادى  فى مقابل تنفيذها أو حصوله عليها وتسمى Value Added (VA) وهى تمثل فى حدها الأقصى 16% من اجمالى التكلفة

  • المجموعة الثانية: أعمال ومشتريات لاتضيف قيمة للعميل (من وجهة نظره) وهو غير مستعد أن يدفع لها أى مقابل مادى Add Cost Only (ACO) وهى تنقسم الى:

 ‌أ-  أعمال ومشتريات ضرورية لا يمكن الاستغناء عنها مثل بنود الجودة والصيانة والسلامة والصحة المهنية،  ولكن يلزم أن تكون فى الحدود المقبولة To be controlled لأن زيادتها عن حدها الأمثل 34% لن يؤدى الى أى نفع للمنظمة بل سيزيد من تكلفتها فقط،  وهذه البنود قد تمثل حوالى      

‌ب- أعمال ومشتريات مهمة ولكن يمكن تخفيضها بدرجات متفاوته To be Reduced وهى قد تمثل حوالى 34% دون أن يتأثر أداء الشركة         

ج- أعمال ومشتريات ليست ذات أهمية على الاطلاق ويمكن حذفها To be Eliminated دون أدنى تأثير على أداء الشركة أو على رضاء العميل وهى قد تمثل %16           

  • عند وضع الموازنة التقديرية قبل بداية العام يطلب من كل إدارة أن تتبع نفس التصنيف السابق، حيث يمكنها فى ضوء هذا التصنيف زيادة بنود المجموعة الأولى حيث ستؤدى الى زيادة العائد المادى للشركة.

  • وفى المقابل سيطلب من كل إدارة عمل دراسة لتحديد حد الانفاق الأمثل للبنود (أ) من المجموعة الثانية يتم الالتزما به خلال تنفيذ الموازنة (هناك أسالبب عملية دقيقة وبسيطة بمكن الاستعانة بها فى هذا المجال)

  • تقوم كل إدارة بنحديد البنود (ب) من المجموعة الثانية التى يمكن خفضها وعمل دراسة لنسب الخفض لكل بند طبقا لظروف واحتياجات الشركة (هناك أساليب عملية سنتطرق لها لاحقا لتحقيق ذلك)

  • البنود (ج) فى المجموعة الثانية يمكن حذفها  لا يحتاجها العميل ولا الشركة ويمكن الاستفادة من هذا الخفض بأن نزيد اعتمادت المجموعة الأولى

 

  • طبقا لقانون باريتو أو 20/80 تنقسم بنود الشراء الى ثلاثة مجموعات

  • المجموعة A وهى تمثل 20% من اجمالى عدد بنود المشتريات ولكن تكلفتها قد تصل الى 80% من اجمالى تكلفة المشتريات.

  • المجموعة B وهى تمثل حوالى 30% من اجمال عدد بنود المشتريات ولكن تكلفتها قد تصل الى حوالى 12% من اجمالى تكلفة المشتريات     

  • المجموعة C  وهى تمثل حوالى 50% من اجمالى عدد بنود المشتريات ولكن تكلفتها قد تصل الى8% من اجمالى تكلفة المشتريات

  • توجه جهود خفض التكلفة الى المجموعة A فقط لأن العائد من المجموعين الأخريتين قد لا يوازى العائد منهما.

 

 

جهود خفض تكلفة المشتريات

How much you pay - price & volume

1. كم ندفع  

  • Pool purchases تجميع عمليات الشراء حتى يمكن الاستفادة من خفض السعر عند زيادة الكمية ولعل استخدام خطط سنوية للشراء بناء على خطط سنوية للاحتياجات فى ضوء خطط المبيعات والانتاج تساعد على تجميع أعمال الشراء.

  • Standardize تنميط وتوحيد اجرءات الشراء وخاصة بالنسبة للعناصر المشتركة وهذا يساعد على توفير الوقت وتقليل الأخطاء وتقليل الانحرفات

  • Reduce the number of suppliers تقليل عدد الموردين يتيح لنا التعاقد بكميات مناسبة فيمكن خفض التكلفة بما لايقل عن الحد الأدنى 3-5 موردين لضمان استمرارية التوتنويع استراتيجيات الشراء Differentiate your strategy

    • Supplier Partnership استخدام علاقات تعاقدية طويلة المدى للبنود الاستراتيجية  بدلا من الصفقات لضمان قيام المورد بجهود لتحسين الأداءوتحسين الجودة وخفض التكلفة مع التأكد من أن سعر المورد أفضل دائما من السعر الجارى فى السوق

    • competitive bidding استخدم المنافسة المفتوحة للبنود التى لاتحتاج الى تطوير أو خدمة ما بعد البيع أو أى دعم فنى ومتاحة فى الأسواق بجودة متقاربة

  • Study Total Cost تقييم التكلفة الكلية بدلا من مجرد السعر المبدئى للسلعة أو الخدمة

  • التكلفة الكلية تشمل أى بند قد تقوم الشركة بدفعه بالاضافة الى السعر المتعاقد عليه مثل النقل – التأمين – التراخيص – التخليص – فرق سعر العملة... ألخ

  • دراسة الأثر المحتمل لخفض تكلفة الشراء على الادارات الأخرى فقد يؤدى الى ارتفاع تكلفة التشغيل نتيجة لزيادة للهالك أوالتاخير فى مواعيد لتوريد أو ارتفاع تكلفة الصيانة والاعطال نتيجة لقصر عمر فطعة الغيار

  • إذا كانت السلعة معمرة يجب أن ندخل ضمن المقارنة سنوات عمر السلعة، تكلفة الصيانة والاصلاح وقطع الغيار والخامات، وكذلك سعر بيعها عند انتهاء عمرها أو انتهاء الغرض منها Total Life Cost.

  • إذا كانت السلعة انتاجية تتم المقارنة التكلفة مقابل العائد Cost/ Revenue

  • ويتم الاستعانة بالماليين لحساب التكلفة والعائد بالقيمة الحالية Present Value

  • استخدم امكانيات الانترنت والشراء الالكترونى Ecommerce, E-procumbent التجارة الالكتروينة  لتوسيع قاعدة المنافسة والتوصل الى سلع أو خدمات أو حلول أقل تكلفة من المتاح لنا حاليا

  • الاستفادة من اتفاقيات التعاون الدولى والاعفاءات الجمركية مع الدول المختلفة لخفض تكلفة المشتريات

  • التوقيت المناسب لعملية الشراء لبعض الأصناف التى تتمتع بموسمية فى العرض أو الطلب أو التى يلاحظ أن هناك اتجاه عام لتزايد سعرها فى الأسواق العالمية أو احتمال انخفاض المعروض من السلعة فى فترة معينة بسبب ظروف عالمية  لذا تقوم الشركات بعمل Speculative Stock

What you buy - Specifications and Contents

2. ماذا نشترى  

  • Don't over-specify- (Tight Specifications)  عدم الاسراف فى المواصفات حتى لانفقد بدائل أقل تكلفة وتحقق فى نفس الوقت رضاء العميل

  •  Loose Specifications مواصفات لاتصلح كأساس للمقارنة بين العروض أو قد نضطر الى إعادتها مرة ثانية

  • Performance Specifications استخدم مواصفات لأداء بدلا من المواصفات الفنية Technical Specifications للبنود المتخصصة ذات التكنولجيا العالية

  • Buy Cost / effective Solutions بدلا من من شراء سلعة أو خدمة فى الاحتياجات المعقدة والتى تحتاج Know-How عالية

  • Outsourcing شراء الخدمات والأعمال والمستلزمات التى ليست من المهارات الرئيسية الشركة  Core Activities  من موردين أو مقدمى خدمة قادرين على توفيرها بالسعر والجودة والتوقيت المناسبين- ومن أمثلة ذلك خدمات النقل والاعاشة والتغذية والأعمال الصيانية المتخصصة ومعامل اختبار العينات وأعمال الفحص والتفتيش على الواردات فى الخارج والدراسات والاستشارات الهندسية وصرف المرتبات – كما أن هناك بعض عمليات التصنيع التى قد نلجأ لطرف آخر لتنفيذها لخفض التكلفة أو شراء أجزاء جاهزة من مورد معتمد بدلا من تصنيعها فى الشركة

  • Revise incoming packaging  مراجعة مواصفات التعبئة والتغليف للتأكد من عدم المغالاة يها وكذلك ملائمتها للاستخدام و تقليل الفاقد خلال النقل والتداول وطريقة فضها والتخلص منها لتناسب ظروف وطبيعة العملية الانتاجية.

  • تنميط حجم العبوات بالمواصافات التى تسهل استخدامها ونقلها  وتقلل التكلفة الكلية للسلعة.

  • أو فى بعض الأحيان يمكن أن نستخدم عبوات يمكن ارجاعها للمورد لاعادة استخدامها وبالتالى توفر فى التكلفة الكلية.

Cooperative efforts - value engineering

4. الهندسة القيمية 

  • الاستعانة بالمورد لتطبيق الهندسة القيمية لخفض التكلفة وتحسين الكفاءة

  • المشاركة المبكرة للمورد Early Participation of Suppliers لتقديم العروض واقتراح البدائل وطرح التكنولجيا الجديدة

  • التأكد من تفهم المورد لاحتياجاتنا ومشاركته بخبراته فى تطوير المنتج

 

How you move it - inbound logistics

5. النقل الداخلى

  • الغاء عملية النقل فى حالة تواجد المورد فى موقع العمل co-locate facilities بشرط أن تكون هناك علاقة مشاركة وثيقة

  • استخدام وسائل نقل أقل تكلفة

  • ضم النقل الداخلى أو فصله عن النقل الخارجى فى العطاء بما يحقق خفض التكلفة